Med sökfrågan Revision påbörjad av kan du enkelt söka fram dokument där ett nytt utkast skapats från ett publicerat dokument och en revidering därmed har påbörjats. Vid nyttjande av sökfrågan Revision påbörjad av visar sökresultatet den publicerade versionen av dokumenten. Om du i sökfrågan inte valt att söka efter en specifik användare, kan du med fördel lägga till fältet ”Revision påbörjad av i sökresultatet för att se vilken användare som skapat utkastet till respektive dokument.
Den här sökningen är särskilt användbar för att få en aktuell överblick över pågående revideringar i organisationen och för att följa upp vilka dokument som har utkast under arbete. Det är ett effektivt sätt att följa pågående revideringar och säkerställa att utkast inte lämnas obemärkta om en medarbetare skulle sluta.
Förutom möjlighet att söka efter Revision påbörjad av finns det dessutom möjlighet att lägga till fälten Revidering - Påbörjad samt Revidering - Senast ändrad på fält i sökresultatet för att få en tydlig överblick över när utkastet skapades och när det senast ändrades. Detta ger ansvariga chefer och kvalitetsansvariga värdefull information om revideringsflödet och hjälper till att identifiera eventuella flaskhalsar i processen. Genom att arbeta strukturerat med dessa sökfält stärks såväl spårbarhet som transparens i dokumenthanteringen.
Sökresultaten kan skrivas ut i PDF-format och därefter vid behov konverteras till Excel med hjälp av externa verktyg. På så vis kan du skapa rapporter och sammanställningar som stödjer organisationens dokumenthantering och uppföljning.
Exempel på sökfrågor:
Sök efter alla dokument där Abigail påbörjat en revidering
Sök efter alla dokument där någon påbörjat en revidering
Sök efter alla dokument där ingen revidering påbörjats OCH där revideringsdatum har passerat.
Tänk på att:
-
Sökresultaten i dokumentsystemet visar endast de publicerade dokument som en användare har behörighet att se. Det innebär att en användare enbart får träffar på dokument som denne har åtkomst till.
Användare med profilinställningen Alla dokument (överskrid åtkomstskydd) eller Administrera: Samtliga kategorier har överskridande åtkomst och därmed åtkomst till alla publicerade dokument. - Sökfrågan Revision påbörjad av inkluderar inte det allra första utkastet till ett dokument, det vill säga utkast som inte skapats från ett publicerat dokument. Dessa utkast är privata och synliga enbart för användaren som skapat dem, eftersom de ännu inte gjorts tillgängliga för organisationen och därför inte kan hittas genom sökningar – oavsett användarens behörighet.