På vilka sätt kan vi uppdatera till den nya versionen av "Dolt tills" i våra nuvarande ärendeflöden?

Eftersom funktionen “Dolt tills” numera kan ta hänsyn till specifika val i listor, behöver ni inte längre skapa flera fält med separata alternativ för att avgöra användarens val.

Bakgrund Den tidigare versionen av Dolt tills kunde inte hantera att ett fält förblev dolt tills ett specifikt värde blev vald i en lista. Därför har vi tidigare rekommenderat att dela upp dessa värden i separata listor för att få förväntad funktionalitet. Se exempel i videon. Med den senaste uppdateringen av Dolt tills har det nu blivit möjligt att visa utvalda objekt när ett specifikt värde väljs i en lista.

I denna artikel beskriver vi vad ni bör tänka på om ni önskar använda Dolt tills för specifika val i listor i befintliga ärendeflöden, där ni tidigare har följt vår rekommendation att dela upp dessa värden i separata listor.

Vi kommer att använda exemplen med checklistorna Ja och Nej för att tydliggöra processen.

💡 Exempel 1. Om ni har formulär med relativt få ärenden.

Om formuläret inte innehåller ett stort antal ärenden kan det vara fördelaktigt att omdesigna det och koppla objekt till specifika val i listor. Detta alternativ rekommenderas eftersom all information då bibehålls inom samma formulär, vilket underlättar exempelvis vid framtagning av historik. 

1. Meddela organisationen på ett passande sätt att inga ändringar bör göras i befintliga ärenden och att registrering av nya ärenden tillfälligt ska undvikas i formuläret. Detta för att säkerställa att administrationen kan genomföras utan avbrott.
2. I det aktuella formuläret, skapa en lista som ska ersätta de listor ni tidigare haft (exempelvis fälten "Ja" och "Nej" i videon kan numera läggas i samma checklista).
3. Sök fram alla ärenden som är satta till "Ja". Gå därefter in på respektive ärende och välj alternativ "Ja" i den lista ni skapade i steg 2.
   1. Sök fram nästa värde ("nej") och sätt det i den nya listan.
      Upprepa detta steg för varje alternativ som tidigare fanns som separata val, så att alla nu kan hanteras inom den nya listan.
4. När alla ärenden är uppdaterade med val i den nya listan går ni och och justerat formuläret så att Dolt tills används från den nya listan.
5. Verifiera att befintliga ärenden är korrekta och att registreringen av nya ärenden fungerar som planerat. Därefter bör ni dölja eller ta bort de gamla enskilda listorna ("ja" och "nej") i formuläret.
6. Om ni har skapat enskilda sökfrågor eller sökfrågor via processkartor som använder de gamla enskilda fälten, måste ni uppdatera dessa och använda den nyskapade listan.
   Glöm inte att även ändra Standardfält i Query Builder.
7. Informera organisationen att du är klar

💡 Exempel 2. Om ni har formulär med många ärenden

Om formuläret innehåller ett stort antal ärenden och den uppdaterade versionen av Dolt tills skulle underlätta framtida registreringar, kan det vara mest fördelaktigt att duplicera formuläret utan befintliga ärenden. På så vis kan ni behålla ert ursprungliga formulär med nuvarande ärenden och därefter påbörja ett nytt formulär med nya ärenden. 

1. Duplicera formuläret utan befintliga ärenden.
2. Stäng av möjligheten att kunna registrera nya ärenden i originalformuläret. (För att det ska vara möjligt att slutföra pågående ärenden bör ni inte arkivera eller inaktivera formuläret)
3. Ändra formulär med nya Dolt tills funktioner.
4. Observera att åtkomstinställningarna för formuläret inte automatiskt kopieras vid dupliceringen, vilket innebär att ni behöver granska och justera dessa inställningar efter behov.
5. Tänk på att ni kan behöva ändra eller komplettera med nya sökfrågor i exempelvis processkartor eller om ni har sparade sökfrågor. 
6. När det duplicerade formuläret är klart kommer ni att ha två formulär, ett med den gamla designen och ett med den nya.
7. Avvakta med att arkivera originalformuläret fram tills alla registrerade ärenden är hanterade.
8. Så snart samtliga ärenden har hanterats i originalformuläret kan ni med fördel arkivera det. Detta medför att ni fortfarande kan söka bland befintliga ärenden för att exempelvis plocka fram statistik.
9. Glöm inte att informera resten av organisationen om ert nya formulär.

Relaterat innehåll:

• Skapa sökfråga i Ärende
• Fältegenskapen Dolt tills

• Användarrättigheter till Ärende via formulär

• Duplicera formulär
• Standardfält i Query builder
• Arkivera formulär

Senast uppdaterad: 13 november, 2024