En del av våra användare får väldigt många aviseringar när någon exempelvis reviderar våra dokument. Varför är det så och går de att stänga av?
Det är idag inte möjligt att aktivera eller avaktivera specifika aviseringar från systemet. Det varje enskild användare kan göra är att helt stänga av funktionen att skicka en kopia av alla aviseringar i systemet som mail, men detta stänger av ALLA mailaviseringar.
Systemet är utformat för att minimera antalet automatiska aviseringar i dokumentmodulen. Här nedan följer en översikt över de tillfällen när modulen Dokument skickar aviseringar, samt när användare har möjlighet att skicka aviseringar manuellt.
Aviseringar som systemet skickar med automatik
- Granskning och godkännande
- När en användare skickar ett dokument för granskning eller godkännande till dig
- När en användare granskar eller skriver en kommentar på ett dokument som du skickat för granskning
- Revidering
- Systemet skickar automatiskt påminnelse till revideringsansvariga när det blivit dags att påbörja revidering av ett dokument (skickas en gång)
- När en användare skapar en ny utgåva av ett dokument, det vill säga påbörjar en revidering av ett dokument som enligt revideringsinställningarna kräver revidering, aviseras samtliga revideringsansvariga.
- När en användare arkiverar ett dokument som enligt revideringsinställningarna kräver revidering, aviseras samtliga revideringsansvariga.
- Syftet med detta automatiska revideringsaviseringar är att hålla ansvariga användarna informerade om relevanta händelser utan att överbelasta dem med aviseringar.
- Dela och samarbeta
- När en användare lämnar en kommentar på ett dokument som delas med dig för samarbete.
Aviseringar som användaren kan välja att skicka
- När en användare delar ett dokument med en annan användare (valfritt av den som delar dokumentet)
- När en användare väljer att aktivt avisera berörda om ett dokument
Relaterat innehåll:
- Så vidarebefordrar du aviseringar till din mail
- Så fungerar funktionen Skicka för granskning
- Att skapa ett dokument, publicera och skapa en ny utgåva
- Så fungerar funktionen Dela/Samarbeta
- Avisera användare om specifika dokument
- Revidera dokument
- Skapa revideringsgrupper i dokument
- Inställningar för att styra Revidering av era dokument