Skapa en ny användare

Denna artikel beskriver hur du lägger till en ny person och skapar en användare i systemet, samt vad skillnaden är.

Observera:

Följande information är endast relevant för användare som inte är kopplade till Microsoft Entra ID. Önskar du information om hur du hanterar användare kopplade till Entra ID kan du läsa mer här.
För att skapa en ny person och hantera inloggningsuppgifter krävs att användaren har de nödvändiga behörigheterna. Detta uppnås genom att säkerställa att användaren har Profilinställningen Fullständiga rättigheter (exklusive inloggningsuppgifter). Du kan läsa mer om denna inställning här.

En användares uppgifter består av två delar; Grunduppgifter respektive Inloggningsuppgifter. I steg 1 nedan beskrivs hur du skapar en person med tillhörande grunduppgifter och i steg 2 beskrivs hur du tilldelar personen inloggningsuppgifter samt en profil för att användaren ska kunna logga in och sedan arbeta i systemet. Grund och inloggningsuppgifter

Steg 1: Skapa en ny person

Skapa en ny person genom att först navigera till Personal i huvudmenyn och därefter klicka på Ny person. Ny_person

Fyll i de obligatoriska grunduppgifterna Förnamn och Workspace. Komplettera sedan med övriga uppgifter som exempelvis Efternamn, Avdelning och E-post. Klicka därefter på ikonen längst upp till vänster för att Spara. Du har nu skapat en person i systemet, men denna person är än så länge ingen användare. Ni kan här välja att lägga upp alla era anställda i AM System som ett personalregister, utan att för den delen behöva ge alla anställda tillgång till systemet. Gå vidare till steg 2 för att skapa en användare i AM System.

skapa_person

💡Tips. När du lägger till en e-postadress på en person så ger du denna användare möjligheten att kunna få en kopia av aviseringar skickad till sin e-post. Läs mer här.

Steg 2: Lägg till inloggningsuppgifter

Detta steg är viktigt och krävs för att en användare ska kunna logga in. Om du har administrativa rättigheter (det vill säga att den profil du tillhör har inställningen Administratörsinställningar aktiverad) kommer du att se fliken Inloggningsuppgifter.

inloggmningsuppgifter

Användarnamn och lösenord

Fyll i användarens Användarnamn samt ett Lösenord. Vill du låta användaren ändra det lösenord som du satt då användaren exempelvis loggar för in första gången, kan du kryssa in alternativet Tvinga byte av lösenord vid nästa inloggning.

Notera: När användaren ändrar sitt lösenord kommer det att valideras för att säkerställa att det nya lösenord uppfyller en viss styrka. Det nya lösenordet måste bestå av minst 8 tecken och får inte innehålla delar av ett vanligt förekommande lösenord.

Profil

Därefter är dags tilldela användaren en redan skapad Profil. Profilen bestämmer bland annat:

vilka administrativa rättigheter användaren ska ha

vilka delar av systemet användaren ska ha tillgång till (Dokument, Ärende)

vad användaren kan göra i Dokument samt

vilken åtkomst användare har till formulär och ärenden

Gäller tom

Du kan även välja ett datum i fältet Gäller t o m (valfritt) för att begränsa den tid som användaren har möjlighet att logga in. Användaren kan inte logga in så snart datumet som satts har passerat. Observera att användaren fortfarande upptar en licens eftersom denna inställning endast begränsar användarens möjlighet att logga in.

Lite förenklat kan man säga att det är en persons inloggningsuppgifter som upptar en licens eftersom det är först när en person har loginuppgifter som den tilldelas en profil som styr vilka moduler en användare har tillgång till.

Läs mer om licenser här.

Tvåfaktorsautentisering (2FA)

Om tvåfaktorsautentisering (2FA) är aktiverad i ert system kan du här se om användaren har aktiverat 2FA eller inte. Som administratör har du möjlighet att inaktivera 2FA för den aktuella användaren om det skulle vara nödvändigt, till exempel om användaren inte längre har tillgång till den enhet eller applikation som används för 2FA. När 2FA inaktiveras för en användare får denne senare möjlighet att aktivera funktionen igen. För mer information om hur användaren kan aktivera 2FA, vänligen se denna artikel.

Relaterat innehåll:

Senast uppdaterad: 1 april, 2025