Exportfunktionen har utvecklats för att ge dig som kund tryggheten att veta att dina publicerade dokument och processer kan exporteras från AM Systems tjänst Dokument.
För vem och varför
Denna funktion aktiveras vanligtvis endast om ni beslutar att lämna AM Systems plattform och Dokumenttjänsten. Om det finns någon annan anledning till exporten, vänligen kontakta vår support.
När exportfunktionen är aktiverad kan administratörer i Dokument skapa och ladda ner sina exporter. Läs mer under "Gör så här."
Notera: För att säga upp systemet behöver du skicka en skriftlig uppsägning till sales@amsystem.com. Efter det kommer exportfunktionen att aktiveras och ni har möjlighet att exportera era dokument enligt nedan instruktioner.
Vad exporteras
- Exporten innehåller publicerade dokument i HTML format (mxGraph för layoutformat) och levereras in en komprimerad zip-fil. Bilder som finns i textdokument inkluderas i HTML-filen för respektive dokument och alla bifogade filer återfinns i mappstrukturen.
- I mappstrukturen finns även en .xml fil som beskriver strukturen.
- Den metadata som följer med vid export är:
- skapad av
- skapad datum
- godkänd av
- godkänd datum
Notera: Inga utkast eller arkiverade dokument följer med vid en export.
Gör så här:
Navigera till Dokument » Inställningar » och den nu synliga länken Export.
- Genom att klicka på + knappen i dialogrutan Exportera genereras en export. Beroende på hur mycket data som finns i dokumentsystemet kan det ta olika lång tid innan exporten syns i dialogrutan. Under tiden exporten skapas går det att fortsätta arbeta i systemet som vanligt.
- En avisering skickas när exporten är tillgänglig och den synliggörs i dialogrutan. För att ladda ner din zip-fil klickar du på raden med tid och datum.
Observera: För närvarande finns det ingen möjlighet att exportera dokumentmetadata från sökresultat. Det bästa du kan göra är att använda Query Builder för att skapa en sökfråga och sedan skriva ut den som en PDF. På så sätt kan du se alla publicerade dokument som du har åtkomst till.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 10 april, 2024