Exportfunktionen har utvecklats för att ge dig som kund tryggheten att veta att dina publicerade dokument och processer kan exporteras från AM Systems tjänst Dokument.
För vem och varför
Denna funktion aktiveras vanligtvis endast då ni har beslutat att lämna AM Systems plattform och Dokumenttjänsten. Om det finns någon annan anledning till önskemål av en export, vänligen kontakta vår support.
När exportfunktionen är aktiverad kan administratörer i Dokument skapa och ladda ner sina exporter. Läs mer under "Gör så här."
❗Notera. För att säga upp systemet behöver du skicka en skriftlig uppsägning till sales@amsystem.com. Efter det kommer exportfunktionen att aktiveras och ni har möjlighet att exportera era dokument enligt nedan instruktioner.
Så gör du en export
Så snart exportfunktionen är aktiverad enligt ovan så navigerar du till Dokument » Inställningar » Export.
- Genom att klicka på + knappen i dialogens övre högra hörn genereras en export. Beroende på hur mycket data som finns i dokumentsystemet kan det ta olika lång tid innan exporten syns i dialogrutan. Under tiden exporten skapas går det att fortsätta arbeta i systemet som vanligt.
- En avisering skickas när exporten är tillgänglig och den synliggörs i dialogrutan. För att ladda ner din zip-fil klickar du på raden med tid och datum.
❗Observera. För närvarande finns det ingen möjlighet att exportera dokumentmetadata från sökresultat förutom skapad av, skapad datum, godkänd av, godkänd datum som återfinns i filen documents.xml (Mer om den filen nedan). Ett alternativ kan vara att använda Query Builder för att skapa en sökfråga och sedan skriva ut den som en PDF. På så sätt kan du se och behålla den metadata du valt att visa i sökresultatet på alla publicerade dokument som du har åtkomst till.
Vad inkluderas i exporten och i vilket format är dokumenten?
- Exporten levereras som en komprimerad fil i zip-format och måste packas upp upp för att få tillgång till alla filer. Filen går att packa upp med valfri programvara som har stöd för formatet zip.
- När filen packats upp kommer du att se en mapp men namnet Export. I denna mapp finns en mapp för respektive huvudkategori som ni har i dokumentmodulen samt en fil som heter documents.xml, mer om den nedan. I varje huvudkategori hittar ni era dokument och eventuella underkategorier.
- Exporten innehåller endast publicerade dokument. Alla dokument ligger i var sin mapp där och mappens namn dokumentnummer(utgåva)-dokumentnamn. Alla texdokument exporteras till HTML-format och alla sidlayoutdokument i mxGraph-format. Textdokumenten går bra att öppna i valfri webbläsare eller textredigerare medans layoutdokumenten endast kan öppnas av program som kan läsa mxGraph format.Detta format är ganska ovanligt format och därför kan det vara på sin plats att skriva ut och spara era layoutdokument manuellt till PDF-filer i stället för att nyttja exporten. Observera även att att alla dokument, oavsett om de är text eller layoutformat heter html.html.
- Bilder som finns i textdokument inkluderas i HTML-filen för respektive dokument och alla bifogade filer återfinns i mappstrukturen.
- I mappstrukturen finns även en fil som heter documents.xml som beskriver strukturen och innehåller metadata om respektive dokument som exporterats. Den metadata som följer med vid export är:
- skapad av
- skapad datum
- godkänd av
- godkänd datum
Observera:
- Inga utkast eller arkiverade dokument följer med vid en export.
- Inga dokument raderas från ert system i samband med en export.
Relaterat innehåll:
- FAQ - export till excel?
- Hur du exporterar data från Ärende
- Var driftas AM System och vilken backupstrategi tillämpas?
Senast uppdaterad: 15 augusti, 2024