Exportera era dokument och processer från tjänsten Dokument

Aktivering av exportfunktionen

Denna funktion aktiveras vanligtvis endast då kunden har beslutat att lämna AM Systems plattform och Dokumenttjänsten. Vid andra skäl till exportbehov, vänligen kontakta vår support.

När exportfunktionen är aktiverad kan en administratör generera och ladda ner exporter enligt instruktionerna nedan.

Nyheter i version 6.2.022 av AM System

• Exporten inkluderar nu även arkiverade dokument, vilka placeras tillsammans med det publicerade dokumentet i en mapp med namnet archive. Om alla utgåvor av ett dokument har arkiverats återfinns dokumenten inte i kategoriträdet, utan finns istället i en mapp som heter archived i exportens rot.

• Bilder exporteras nu till en separat mapp med namnet _pictures som finns i exportens rot, istället för att som tidigare vara inbäddade i html-filen.

• Filnamnen på html-filerna som innehåller dokumentinnehåll speglar nu dokumenttypen. Textdokument har filnament text.html och layoutdokument layout.html.

Generera och ladda ned en export

Så snart exportfunktionen är aktiverad återfinns exportfunktionen via Dokument » Inställningar » Export.

1. För att skapa en ny export, klicka på + knappen i dialogens övre högra hörn. En dialog visas med texten Klicka pả "Generera Export" för att starta en ny export av alla dokument. Observera att när en ny export genereras så raderas tidigare genererade exporter.
    
   Tiden det tar att skapa exporten och göra den tillgänglig för nedladdning beror på mängden data i dokumentsystemet. Du kan fortsätta använda systemet som vanligt medan exporten skapas och behöver inte stanna kvar i exportdialogen.
2. Användaren som initierade exporten får en avisering när exporten är klar och finns tillgänglig för nedladdning. Alla användare som har rätt att skapa en export kan då ladda ner exporten genom att navigera till exportdialogen och därefter klickar du på raden med tid och datum.

Vad inkluderas i exporten och i vilket format är dokumenten?

• Exporten tillhandahålls som en komprimerad zip-fil och behöver packas upp för att dokumenten ska bli tillgängliga. Du kan använda valfritt program som stöder zip-format för att extrahera innehållet.
  Om du får ett felmeddelande vid uppackning kan det bero på att sökvägen överskrider gränsen för hur lång en sökväg får vara i Windows (250 tecken), något som beskrivs mer ingående i denna artikel från Corel. Detta kan inträffa om ni har många underkategorier med långa kategorinamn . Ett alternativ kan då vara att använda 7-Zip – en tredjepartsprogramvara som sägs hanterar långa sökvägar bättre. Observera att vi inte ger support på eller kan ta något ansvar för detta program.
• När zip-filen packats upp kommer du att se en mapp men samma namn som exportfilen. I denna mapp finns hela exporten fördelat på följande dokument och mappar:
  
   
  • documents (mapp)
    • I denna mapp finns alla era publicerade dokument med tillhörande arkiverade dokument.
    • Dokumenten är organiserade enligt er navigationsstruktur, där varje huvudkategori och underkategori återspeglas i mappstrukturen i exporten.

• • • Varje dokument består av en egen mapp vars namn alltid inleds med dokumentnummer, utgåva samt dokumentnamn. Exempelvis:
      1003(2)-Startsida_-_Huvudprocess
      
      I denna mapp finns själva dokumentet. Alla texdokument exporteras till html-format med namnet text.html och alla sidlayoutdokument i mxGraph-format med namnet layout.html. 
    • Textdokumenten kan öppnas i valfri webbläsare eller textredigerare, medan layoutdokumenten kräver programvara som är kompatibel med mxGraph-formatet som är framtaget av draw.io. Läs mer om vilka alternativ som finns här.

    • Finns det arkiverade utgåvor av de publicerade dokument är de sparade i mappen archive och fördelade på respektive utgåva.

    • Alla eventuella bilagor som bifogats i textdokumenten inkluderas i exporten och placeras i respektive dokumentmapp.

• • documents.xml och documents.json (textfiler)
    • Dessa två filer utgör ett register över samtliga publicerade dokument och deras arkiverade utgåvor i exporten. Innehållet är identiskt, men formaten skiljer sig åt mellan XML och JSON. Båda kan öppnas i en vanlig textredigerare.
    • I filerna finns referenser till de exporterade dokumenten samt information med följande metadata:
      
      • dokumentnummer & utgåva
      • dokumentnamn
      • Kategoritillhörighet 
      • skapad av
      • skapad datum
      • godkänd av
      • godkänd datum
      • dokumenttyp (textdokument, layoutdokument eller bundling)
    • Om du önskar behålla ytterligare metadata rekommenderar vi att du använder Query Builder för att söka fram alla dokument och sedan skriver ut sökresultatet som en PDF fil. Innan du genomför din sökning kan du justera vilka metadata som ska visas i sökresultatet genom att först gå till inställningen Standardfält i Dokument. 

• • archived (mapp)
    • I denna mapp finns alla dokument som endast har arkiverade versioner, det vill säga inga publicerade utgåvor. Filernas format och struktur är samma som för övriga dokument.
  • _pictures (mapp)
    • I denna mapp finns samtliga bilder som används i era text- och layoutdokument.

Relaterat innehåll:

• FAQ - export till excel?
• Hur du exporterar data från Ärende
• Var driftas AM System och vilken backupstrategi tillämpas?