Sök fram ärenden
Inled med att genomföra en sökning i det formulär från vilket du vill exportera data. Du har möjlighet att visa alla ärenden i formuläret genom att inte ange några sökkriterier. Alternativt kan du specificera ett eller flera sökkriterier för att begränsa resultaten, till exempel genom att ange ett datumintervall för din sökning. Den export du sedan väljer kommer att innehålla ärenden från sökresultatet.
Notera:
- Bifogade bilder och filer följer ej med i denna export, utan måste laddas ned manuellt om så önskas.
- Dina åtkomstinställningar för ärenden i formuläret påverkar vilka ärenden du kan se. Det innebär att du aldrig kan söka fram ärenden som du inte har åtkomst till. Om avsikten är att exportera alla ärenden från ett formulär bör sökningen göras av en användare som har rätt att se alla ärenden.
Definiera vad er export ska innehålla och ladda ner exporten
En export anger endast vilka fält som ska inkluderas från varje ärende baserat på det sökresultat användaren har fått. Det betyder att exportinställningen inte bestämmer vilka ärenden som ska exporteras; det är istället sökfrågan som avgör detta.
Sammanfattningsvis, medan sökfrågan fastställer vilka ärenden som ingår i exporten, bestämmer exportinställningen vilka fält som ska inkluderas i de ärenden som sökresultatet har gett.
För att skapa, eller göra en export väljer du Exportera sökresultat (A) i sökresultatets fönster.
Finns ingen definierad export sedan tidigare ser du texten "Det finns inga skapade exporter"
Du måste då skapar en export genom att klicka på + symbolen (B). I nästa dialogruta namnger du exporten (1), väljer format (2) samt väljer vilka fält från formuläret som du vill ska följa med i exporten (3). Ser du inte alla fält som du förväntar dig beror det antingen på att du inte har åtkomst till fältet, eller att fältet finns i ett repeterande fält då dessa fält hanteras lite annorlunda vid en export.
Det finns ingen begränsning på antal exporter ni kan definiera vilket gör att ni kan skapa olika exporter med olika urval av data från samma formulär.- Så snart ni definierat minst en export kan ni exportera sökresultatet genom att klicka på exportens namn (C). Alla användare som har åtkomst till formuläret har rätt att nyttja de exporter som är skapade, oavsett vem som skapat dem.
Önskar du ändra på en export klickar du på ikonen som efterliknar en penna (D). Som administratör i Ärendemodulen har du rätt att ändra och ta bort alla sparade exporter, oavsett vem som skapat exporten. Övriga användare kan endast ändra och ta bort de exporter som användaren själv skapat.
Viktigt att veta: En användare kan aldrig exportera data från fält som de inte har behörighet att se, oavsett vem som skapat exportkonfigurationen. Om du som administratör skapar en export som inkluderar fält som exempelvis är dolda för profilen Produktion via åtkomstinställningar, kommer användare med denna profil inte att kunna se innehållet i dessa fält när de använder exportkonfigurationen.
Notera (Repeterande fält): 
Om formuläret innehåller repeterande fält, kommer varje sådant fält att visas i en egen ruta med den rubrik som motsvarar fältets benämning i formuläret. Eftersom det kan finnas ett stort antal repeterande fält per ärende, kommer dessa alltid att placeras på separata rader i exporten. Detta möjliggör en enkel länkning och gruppering av data i de flesta program, genom att använda fältet för ärendenummer.