För att möjliggöra kopiering aktiverar du först funktionen i formuläret under Avancerat » Kopiering av ärende . När funktionen är aktiverad väljer du sedan steg för steg vilka fält som ska ingå i kopian – till exempel beskrivning, orsaksanalys, åtgärdsförslag, ansvarig, prioritet eller andra relevanta uppgifter. Endast de fält du markerar kommer att få med sig sitt innehåll till det nya ärendet, vilket gör att du kan styra om kopian ska vara en nästan komplett kopia eller mer av en grundmall.
Det här gör det möjligt att snabbt skapa nya ärenden baserat på återkommande typer av avvikelser, reklamationer eller förbättringsförslag, utan att behöva registrera all information från början varje gång. När kopieringen genomförs skapas alltid ett helt nytt ärende med ett eget ärendenummer och egen ärendehistorik, vilket säkerställer spårbarhet och tydlig åtskillnad mellan originalet och den nya registreringen.
De fält som du inte väljer att ta med i kopieringen lämnas tomma i det nya ärendet. På så sätt kan ny information registreras där vid behov.
Skapa en kopia av ärendet
När du har ställt in vilka fält som ska följa med vid kopiering visas en kopieringsikon i alla ärenden som använder det aktuella formuläret. Ikonen visas i ärendets verktygsrad, tillsammans med till exempel visa händelser och radera-funktioner.
För att skapa en kopia öppnar du ärendet du vill utgå ifrån, och klickar sedan på kopieringsikonen. Systemet skapar då ett nytt ärende där de valda fälten automatiskt fylls med information från originalet, medan övriga fält lämnas tomma för ny registrering. Därefter hanteras det kopierade ärendet på samma sätt som vilket annat ärende som helst.
💬 Notera:
-
Notera att triggers för villkorsstyrda händelser inte körs när ett ärende kopieras, även om villkoren är uppfyllda. Det innebär till exempel att inga meddelande-addons eller andra addons som normalt aktiveras när ett ärende skapas eller specifika villkor uppfylls kommer att skickas eller triggas enbart på grund av kopieringen.
Om du vill att villkorsstyrda händelser ska genomföras för det nya ärendet behöver du i stället utlösa dem genom den ordinarie processen – till exempel genom att ändra status, uppdatera fält eller spara ärendet på nytt, beroende på hur dina triggers är konfigurerade. Detta ger dig bättre kontroll och minskar risken för oönskade automatiska flöden vid masskopiering av ärenden. -
Funktionen kan ej nyttjas mellan olika ärendeformulär. Det innebär att du endast kan skapa en kopia inom samma formulärtyp – du kan till exempel kopiera ett avvikelserärende till ett nytt avvikelserärende, men inte till ett helt annat formulär för exempelvis reklamation eller förbättringsförslag.
Om du behöver föra över information mellan olika ärendeformulär behöver detta i stället göras manuellt. På så sätt säkerställs att varje formulär behåller sin egen struktur, sina egna fält och sina egna regler, utan risk för att felaktiga eller ofullständiga data hamnar i fel typ av ärende.
Sammanfattning
Funktionen är till för att förenkla arbetet när du behöver återanvända information från ett befintligt ärende. När du skapar ett nytt ärende via formuläret fylls de fält du har valt att inkludera automatiskt med uppgifterna från originalärendet.
Relaterat innehåll: