Vad funktionen är bra till
Funktionen är framtagen för att göra det enklare och snabbare att publicera liknande dokument. Den är särskilt användbar när flera dokument ska ha samma eller liknande inställningar, till exempel samma kategori, godkännare, nyckelord eller extrafält.
Genom att återanvända tidigare publiceringsinställningar minskar behovet av manuell inmatning. Det kan både spara tid och minska risken för att viktiga inställningar missas eller anges olika mellan liknande dokument.
När funktionen kan användas
Du kan använda funktionen när du publicerar ett utkast av ett helt nytt dokument och vill utgå från inställningarna i det senaste dokument som du själv har publicerat. Det innebär att systemet automatiskt föreslår samma typ av publiceringsuppgifter, till exempel kategori, godkännare och nyckelord, som du använde senast.
Funktionen är därför endast tillgänglig på utkast av utgåva ett (1) – den kan inte användas på senare utgåvor eller redan publicerade dokument – och bara så länge du inte har gjort några egna publiceringsinställningar i dialogen. Så snart du själv börjar ändra inställningar behöver du i stället granska och justera dem manuellt.
Funktionen kan exempel vara särskilt användbart när du publicerar flera nya dokument inom samma område, avdelning eller process, där dokumenten ska ha liknande metadata och samma godkännare. I sådana fall slipper du mata in samma uppgifter om och om igen, och kan i stället låta systemet föreslå rätt inställningar direkt utifrån ditt senast publicerade dokument.
Funktionen tar endast hänsyn till dokument som du själv har publicerat, eftersom det är dina egna arbetssätt och valda inställningar som ska återanvändas. Dokument som du har skickat till godkännande, men som sedan har publicerats av en annan användare, räknas därför inte som underlag. På så sätt säkerställs att de inställningar som hämtas verkligen speglar hur du brukar publicera dina dokument.
Så fungerar det
Så länge dokumentet är ett första utkast och du inte har gjort några manuella inställningar I publiceringsdialogen visas en knapp i publiceringsdialogen för att hämta publiceringsinställningar från ditt senast publicerade dokument.
När du klickar på ikonen fylls publiceringsinställningar i automatiskt baserat på det senaste dokument som du själv har publicerat. Det kan till exempel omfatta:
Efter att inställningarna har hämtats kan du granska och ändra alla publiceringsinställningar manuellt. Ingenting låses av funktionen, utan den är endast ett hjälpmedel för att snabbt fylla i relevanta inställningar.