Kan man flytta dokument mellan olika kategorier utan att skapa en ny utgåva?
Svaret är både ja och nej – det beror på hur ert system är konfigurerat. Låt oss förklara närmare.
Om fältet Kategori är låst
I Dokumentmodulen finns en inställning som heter Låsta fält på publicerade dokument. Om ni har valt att låsa fältet Kategori innebär det att publicerade dokument inte kan flyttas mellan kategorier. För att byta kategori behöver ni då skapa en ny utgåva av dokumentet.
Anledningen till att många väljer att låsa kategoriinställningen är att kategorier påverkar flera viktiga delar av dokumentstyrningen – till exempel åtkomst, revideringsinställningar och behörigheter. Därför är det bra att noggrant överväga vad en flytt kan innebära för er struktur och era användare. Läs mer om hur dokumentstyrningen fungerar här.
Om fältet Kategori inte är låst
Om ni inte har låst kategoriinställningen, eller väljer att låsa upp fältet Kategori, går det att flytta publicerade dokument utan att skapa en ny utgåva – förutsatt att användaren har rätt profilinställningar. För att kunna göra detta krävs att användaren har profilinställningen Tillgång till att ändra dokumentinformationen på alla publicerade dokument.
Så här flyttar du ett publicerat dokumentet till en annan kategori:
-
Sök fram eller navigera till dokumentet.
-
Klicka på ikonen “Ändra publiceringsinställningar”.
-
Klicka på fältet Kategori och välj den nya kategori du vill flytta dokumentet till.
-
Spara ändringarna.