Att skapa dokument från början i AM System
För att AM System ska säkerställa dokumentstyrning på dokumenten i plattformen används AM Systems egen texteditor, liksom dokumentformatet Layoutdokument, vid skapande av dokumentation.
Användare som ska skapa dokumentation i en site behöver skapa upp dokumentationen i systemets egna dokumenteditorer. Det säkerställer att skapade dokument som publiceras styrs på avsett sätt enligt de inställningar som görs av kunden.
Dock finns stöd vid kopiering av befintlig dokumentation från Microsoft 365, där befintlig text kan kopieras och klistras in i ett textdokument i AM System med hanterbar formatering. Det gör att förflyttningen av innehåll i befintlig dokumentation underlättas, men fortfarande är en manuell aktivitet.
Vid behov kan du också bifoga (ladda upp) befintlig dokumentation som en fil. Den filen blir dock ej styrd mer än att man i dokumentloggen ser när den bifogats. Det skapar med andra ord inte samma värde av tjänsten
Att tänka på:
- Att "enbart flytta" dokumentation förbättrar inte ett ledningssystem befintliga prestanda. Därför understryker vi vikten av att förbereda den uppgiften genom att säkerställa att befintlig styrning är aktuell och gällande.
- Framför allt - Vid skapande av ert ledningssystem i AM System fokuserar AM Systems team på att hjälpa er som ny kund att förstå och visualisera era processer. Det innebär att majoriteten av våra nya kunder kraftigt minskar behovet av textbaserade dokument till förmån för visuella processer.
- Checklistor och blanketter av olika slag som används i verksamheten kanske inte är dokument i AM System utan ett formulär i vår tjänst Ärende.
Notera : AM System stödjer idag inte en automatiserad import av befintlig dokumentation från ett eventuellt nuvarande ledningssystem.