Inledning
Syftet med denna funktion är att på ett enkelt sätt kunna länka och referera till publicerade dokument från andra tjänster så som exempelvis ett intranät eller via ett mail. I stället för att beskriva för användaren "Gå till AM System och sök efter dokument #1083" kan ni nu tillhanda- hålla en länk som tar användaren direkt till det aktuella dokumentet.
Observera: Funktionen Länka till publicerat dokument ska inte förväxlas med funktionen Dela dokument publikt som gör det möjligt att dela ett dokument till en mottagare som saknar användare i systemet.
Permalänkar kräver att mottagaren har ett användarkonto i AM System samt att användaren har behörighet att se det specifika dokumentet. Om användaren är inloggad när hen klickar på länken, kommer användaren att tas direkt till dokumentet. Om användaren inte är inloggad, kommer hen att bli ombedda att logga in för att få tillgång till dokumentet. Saknar användaren behörighet till det länkade dokumentet, visas ett felmeddelande med texten "Du har inte behörighet att se detta dokument."
Så kopierar du en länk
För att kopiera en länk till ett publicerat dokument navigerar du först till det dokument du önskar länka till. Klicka därefter på länk-ikonen som finns i dokumentmenyn.
Därefter kan du använda ikonen till höger om länken för att enkelt kopiera den (eller markera länken och via din webbläsare välja kopiera). Avslutningsvis kan du klistra in länken i den tjänst eller funktion du önskar använda.
💬 Tips: Alla publicerade dokument har en permalänk, även innan en användare klickar på länkikonen i dokumentmenyn. Det innebär att länken finns och fungerar så snart dokumentet är publicerat, oavsett om någon faktiskt har öppnat länkdialogen eller inte. Funktionen för att kopiera permalänken gör det enbart enklare och snabbare att hitta, kontrollera och kopiera länken, till exempel när du ska klistra in den i ett intranät, i ett mejl eller i någon annan extern tjänst.
Du är därför inte beroende av kopieringsfunktionen för att kunna använda permalänkar. Eftersom länken alltid följer samma logiska struktur kan du vid behov skriva in den manuellt, till exempel i en rutinbeskrivning, en utbildningspresentation eller i ett externt system där du inte har direkt tillgång till AM System. Det enda du behöver känna till är vilken webbadress (domän) er AM System-miljö använder och vilket dokumentnummer det aktuella dokumentet har. Med dessa två uppgifter kan du själv bygga upp permalänken utan att först behöva navigera till dokumentet.
Permalänken inleds alltid med adressen till er sajt, till exempel: https://company.amsystem.com
Efter detta lägger du till /document/ (observera snedstrecken före och efter ordet och att documents alltid skrivs på engelska med C), och sist lägger du till dokumentnumret utan några extra tecken eller mellanslag. Den generella strukturen blir då:
https://[er-domän.amsystem.com]/document/[dokumentnummer]
Om du till exempel vet att ert dokument för ”Avvikelsehantering” har nummer 2050 och er miljö nås via adressen https://quality.amsystem.com, blir permalänken:
https://quality.amsystem.com/document/2050
Tänk på att...
- Alla användare som har åtkomst till ett publicerat dokument kan också kopiera länken till det aktuella dokumentet. Däremot måste mottagaren vara inloggad i systemet och ha åtkomst till dokumentet för att kunna läsa det.
- Varje gång en användare klickar på en permalänk som leder till AM System, kommer en ny flik eller fönster att öppnas med det aktuella dokumentet. Detta kan leda till att användaren har ett flertal flikar eller fönster öppna med AM System samtidigt. Undvik därför att skapa ett "länkbibliotek" och länka istället till exempelvis en "startsida", där ni kan samla resterande länkar. På detta sätt kan ni enkelt underhålla startsidan och därifrån länka vidare till fler dokument eller funktioner i AM System.
- Det går inte att skapa permalänkar till utkast eller mallar utan endast publicerade dokument.