Med fälttypen Visa dokument kan du enkelt hänvisa till relevanta dokument direkt i ett ärende, vilket förenklar efterlevnad och säkerställer att rätt information alltid finns tillgänglig där den behövs. Funktionen innebär att du smidigt kan koppla ett specifikt dokument från dokumentmodulen till ett formulärfält, så att användare snabbt får åtkomst till instruktioner, rutiner eller styrdokument kopplat till det aktuella ärendet.
Varje fält stöder koppling till ett dokument i taget, men det är enkelt att skapa fler fält av typen Visa dokument om du behöver hänvisa flera olika dokument till ett och samma formulär. På så sätt kan du till exempel bifoga både kvalitetsmanual, arbetsinstruktion och säkerhetsdatablad inom samma ärendeflöde – och se till att samtliga dokumentversioner hålls uppdaterade och spårbara genom hela processen. Detta bidrar till effektiv hantering, bättre spårbarhet och minskar risken för felaktig eller inaktuell information vid hantering av avvikelser, förbättringsförslag eller andra typer av ärenden.
Så hänvisar du till ett dokument i ett formulär
Notera:
För att lägga till en dokumenthänvisning behöver du ha behörighet att redigera formuläret samt åtkomst till både dokumentmodulen och det aktuella dokumentet. Användare som har möjlighet redigerar formuläret kan alltid lägga till fälttypen Visa dokument men om användaren saknar åtkomst till dokumentmodulen visas dock meddelandet Din profil saknar åtkomst till Dokument och det är då inte möjligt att välja dokument att länka till. [”Your profile lacks access to Documents” ]
Gå till det formulär där du vill lägga in en dokumentreferens genom att navigera till Ärende » Inställningar och välja aktuellt formulär. Inne i formulärbyggaren börjar du genom att:
- Dra in ett fält av typen Visa dokument från verktygslådan som du har på höger sida till önskad plats i ditt formulär.
- Fältet läggs till i formuläret men är initialt tomt och ännu inte kopplat till något dokument, vilket gör att endast ett streck syns i fältet.
- Klicka på Välj dokument i den högra menyn för att öppna sökdialogen. Sök fram och välj det dokument du vill hänvisa till.
- Fältet uppdateras med en grön knapp: Öppna dokument.
Fälttypen visar inte automatiskt namnet på det dokument som kopplats till fältet. För att tydliggöra vilket dokument som avses, rekommenderas att du anger dokumentets namn eller beskrivning i fälttiteln.
Tips: Om du vill ge mer information om dokumentets innehåll än vad som får plats i fälttiteln kan du med fördel använda ett textfält tillsammans med en grupp. På så sätt kan du tydligt beskriva dokumentets syfte och förklara varför användaren bör läsa igenom det.
Så använder du fälttypen Visa dokument
Med fälttypen Visa dokument kan användare snabbt och enkelt öppna och läsa dokument som är kopplade till ett ärende. När användaren klickar på knappen Öppna dokument visas dokumentet i ett separat popup-fönster, vilket gör det möjligt att granska innehållet utan att lämna ärendet. Funktionen fungerar oavsett om ärendet är i läs- eller redigeringsläge och ger användare enkel åtkomst till instruktioner, riktlinjer eller andra relevanta filer, samtidigt som arbetet kan fortsätta direkt när fönstret stängs.
Funktionen är optimerad för att möjliggöra snabb åtkomst till senaste utgåvan av dokument och för att upprätthålla spårbarhet, men dokumentet kan enbart läsas direkt från ärendet – administrativa moment som exempelvis editering, eller läskvittens hanteras inte via denna vy.
Behörighet till dokument
Precis som i övriga delar av systemet måste användaren ha rätt behörighet till dokumentet för att kunna öppna det. Om en användare saknar åtkomst visas meddelandet Du har inte behörighet att se detta dokument när användaren klickar på knappen för att öppna dokument. Om dokumentet däremot har arkiverats eller raderats, visas istället texten Det här dokumentet är raderat och finns inte längre i systemet.
[You do not have permission to see this document”]
[This document has been deleted and does not exists anymore]
Bra att känna till:
- Endast dessa typer av länkar är klickbara i dokument som öppnas från ett ärende via fälttypen Visa dokument:
- Länkar till andra dokument i AM System eller andra sidor inom en bundling.
- Externa länkar till webbsidor på internet.
- Det är inte möjligt att hänvisa till dokument i formulär som delats via funktionerna publik registrering eller på ärende som delats publik. Fälttypen Visa dokument visas då endast som en grå knapp som inte är klickbar, och ger därmed inte användaren åtkomst till något dokument.
Tips: Via funktionen Åtkomst är det möjligt att dölja fältet helt vid publik registrering eller när ärendet delas publikt som så önskas. - Fälttypen Visa dokument kan inte användas vid sökning, varken i standardsökningen eller i Query Builder.