Ibland kan det vara önskvärt att återgå till en tidigare publicerad utgåva eller återskapa delar av en tidigare publicerad utgåva av ett dokument. Denna artikel beskriver hur du går tillväga samt vad du bör tänka på.
Om du har behov att återskapa en tidigare publicerad utgåva kan du göra det på två olika sätt. Vilket tillvägagångssätt du ska välja beror på om det aktuella dokumentet finns som publicerad utgåva eller endast finns i arkivet.
Observera att det inte är möjligt att återgå till, eller återskapa, raderade utkast. Detta beror på att utkast tas bort direkt de raderas och återfinns därför inte i arkivet.
1. Om dokumentet finns som en publicerad utgåva
Om det finns en publicerad utgåva av det aktuella dokumentet söker du fram, eller navigerar till dokumentet. Då det endast kan finnas ett pågående utkast av respektive dokument måste du först kontrollera om ett utkast redan finns.
- Finns det ett utkast som inte innehåller viktig information raderar du först detta utkast.
- Klicka därefter på menyknappen Visa utgåvor och välj den utgåva som du önskar återgå till. Klicka på utgåvans namn (inte på knappen Jämför) då detta tar dig till funktionen att jämför utgåvor i textdokument.
- Klicka sedan på Skapa ny utgåva.
Systemet kommer då att informera om att det finns nyare utgåvor av det aktuella dokumentet och frågar om du vill skapa en ny utgåva av den arkiverade utgåvan eller den senaste utgåvan. Välj Denna utgåva. Därefter hanteras utkastet som vilket utkast som helt och kan editeras och slutligen publiceras som vanligt.
- Klicka därefter på menyknappen Visa utgåvor och välj den utgåva som du önskar återgå till. Klicka på utgåvans namn (inte på knappen Jämför) då detta tar dig till funktionen att jämför utgåvor i textdokument.
- Finns det ett utkast som du önskar behålla kan du inte skapa ytterligare ett utkast enligt instruktionerna ovan, Istället kan du duplicera en tidigare publicerade utgåvan och därefter kopiera hela eller utvalda delar av utgåvans information in till det aktuella utkastet. Detta gör du genom att:
- Klicka på menyknappen Visa utgåvor och välj den utgåva som du önskar duplicera. Klicka på utgåvans namn (inte på knappen Jämför) då detta tar dig till funktionen att jämför utgåvor i textdokument.
- Klicka därefter på Duplicera. Detta innebär att ett nytt
utkast kommer att skapas som inte längre har någon relation eller koppling det det aktuella dokumentet. Från den skapade kopian kan du därefter kopiera utvalda delar till det påbörjade utgåvan av det aktuella dokumentet. Slutligen kan du radera utkastet som skapades vid duplicering.
- Klicka på menyknappen Visa utgåvor och välj den utgåva som du önskar duplicera. Klicka på utgåvans namn (inte på knappen Jämför) då detta tar dig till funktionen att jämför utgåvor i textdokument.
2. Om dokumentet endast finns i arkivet
Om det inte längre finns en publicerad utgåva av dokumentet, börjar du med att navigera till Dokument » Sök och välja Arkiv. Här kan du antingen söka efter dokumentet direkt eller göra en sökning utan specifika kriterier och sortera resultaten efter arkiverade dokument för att se de senaste arkiverade versionerna överst i listan.
När du har hittat det dokument och den utgåva du vill utgå ifrån, kan du välja att antingen Skapa ny utgåva eller Duplicera enligt de tidigare nämnda instruktionerna. Om du väljer att Skapa ny utgåva kommer dokumentet att behålla sitt ursprungliga dokumentnummer och sin historik från de tidigare publicerade versionerna, men får ett nytt utgåvenummer. Om du istället väljer att Duplicera dokumentet, kommer det att tilldelas ett nytt dokumentnummer.
Relaterat innehåll:
Senast uppdaterad: 1 oktober, 2024