Classic har idag ingen specifik funktion för att skicka ett välkomstmeddelande eller en inbjudan till nya användare direkt från systemet.
För enstaka nya användare går det bra att manuellt kopiera användaruppgifterna och skicka ett mejl till respektive person. Om ni däremot ska lägga upp flera nya användare blir detta snabbt tidskrävande. Då kan ni i stället använda ett alternativt arbetssätt – under förutsättning att funktionen Tillåt användare att återställa sitt lösenord via e-post är aktiverad.
När funktionen är aktiv kan användare som har en unik och giltig e-postadress angiven i AM System själva återställa sitt lösenord. Funktionen används framför allt när en befintlig användare har glömt sitt lösenord men fortfarande har åtkomst till sin mejl. Samma funktion kan dock även användas för att förenkla utskick till flera nya användare, så att ni slipper skicka individuella mejl med användarnamn och lösenord till varje person.
I stället kan ni skicka ett generellt välkomstmejl till de nya användarna och hänvisa dem till länken för lösenordsåterställning.
Så fungerar det
Ni lägger först upp de nya användarna som vanligt i Classic, med exempelvis:
- För och efternamn
- e-postadress
- Användarnamn
- Lösenord
- Lösenordet kan vara ett tillfälligt lösenord som ni inte behöver kommunicera vidare till användaren. Eftersom användaren själv kommer att skapa ett nytt lösenord via lösenordsåterställningen behöver ni inte notera eller spara det tillfälliga lösenordet.
- Profiltillhörighet
Därefter kan ni skicka ut ett generellt mejl till alla nya användare med instruktioner och en länk till återställningssidan. På återställningssidan får användaren ange sin e-postadress.
Användaren får sedan ett mejl med vidare instruktioner och kan själv sätta ett nytt lösenord.
I samband med att användaren sätter sitt nya lösenord visas även användarens användarnamn. Det kan vara bra att informera om detta, särskilt om ni inte använder användarens e-postadress som användarnamn.
Det innebär att om ni har angett giltiga och unika e-postadresser för de nya användarna, kan ni skicka ut ett generellt mejl till dem utan att behöva ange specifika användaruppgifter för varje person.
Viktigt att tänka på
För att detta arbetssätt ska fungera behöver följande vara uppfyllt:
- Funktionen Tillåt användare att återställa sitt lösenord via e-post behöver vara aktiverad.
- Varje användare behöver ha en giltig och unik e-postadress angiven på sin användare i Classic.
- Användaren behöver ha åtkomst till den e-postadress som är angiven på användaren.
Exempel på mejl till ny användare
Nedan finns ett exempel på ett generellt mejl som ni kan skicka till nya användare. Anpassa länkarna så att de går till er egen Classic-sida.
Hej,
Du har nu fått ett konto i Classic, vårt system för ledningssystem.För att komma igång behöver du först skapa ett eget lösenord. Det gör du genom att gå till startsidan och klicka på Glömt lösenordet, eller genom att klicka på denna länk: https://*****.amsystem.com/login/recover/
Ange din e-postadress och följ sedan instruktionerna i mejlet som skickas till dig. Tänk på att använda samma e-postadress som detta mejl har skickats till. Om du inte får något mejl med instruktioner, kontrollera gärna skräpposten.
I samband med att du skapar ditt nya lösenord kommer du även att se ditt användarnamn.
När lösenordet är skapat kan du logga in i Classic via följande länk:
https://*****.amsystem.com
Har du frågor eller problem med att logga in är du välkommen att höra av dig.
Med vänliga hälsningar,
[Förnamn Efternamn]