Vad gör vi med ritningar, standarder, packinstruktioner som redan finns klara?
Externa dokument som ska hanteras kontinuerligt av organisationen, såsom ritningar och standarder finns det olika lösningar för i AM System. Robusta interna processer är grunden för att hantera utgåveuppdatering.
Vi får ofta frågan hur ritningar och externa standarder ska hanteras i AM System, och för det finns det ingen standardiserad eller helt rätt lösning när vi pratar om externt tillhandahållna dokument. Bägge typerna är av karaktären att de tillhandahålls av olika kunder eller organisationer, vilka dessutom regelbundet uppdateras. Där ni som organisation behöver vara observanta och ha processer för att hålla er uppdaterade.
AM System del för dokumentstyrning styr dokument som skapas i systemet, samtidigt som externa dokument etc. enkelt kan bifogas dokument i systemet. Det innebär att man kan lagra relevant kravställande dokumentation, exempelvis på dessa bägge områden, i dokument som skapats i ledningssystemet. Dock är det viktigt att förstå att AM System inte kan säkerställa att senaste utgåvan erhålls användaren efter att dokumentet är publicerat. För det krävs interna processer som fångar upp och ersätter dessa filer när nya utgåvor släpps.
Både externa standarder och ritningar kan komma att uppdateras och då behöver en manuell utgåvehantering ske i AM System som uppdaterar det bifogade dokumentet till det senast gällande.
Notera : AM Systems styrka är process- och dokumentstyrning utifrån egna skapade processer och instruktioner. Den dokumentationen bygger i sig till stor del på den typ av dokumentation denna artikel handlar om. AM System kan alltså lagra ritningar och standarder men inte med automatik säkerställa dess utgåvehantering.